Para atender a premissa básica do eSocial que é receber todas informações necessárias para aferir a correta apuração das contribuições previdenciárias, FGTS e IRRF dos trabalhadores, do ponto de vista tecnológico e estrutural o eSocial não poderia ser diferente do que é. Toda informação fornecida ao eSocial deve ser na forma de eventos, também chamados de RET – Registro de eventos trabalhistas.
Um evento nada mais é que um conjunto de informações sobre um ente, uma entidade, como o contribuinte, o trabalhador, o holerite e o pagamento do trabalhador, um processo administrativo ou judicial, etc.
Veja na figura ao lado como se interligam os eventos do eSocial, no que podemos chamar de floresta de eventos.
A forma física de fornecer estes eventos é através de arquivos no formato XML, padrão adotado em substituição ao antigo formato de arquivo texto de tamanho fixo.
O arquivo de troca de informações com os bancos (padrão CNAB) é um exemplo de arquivo de tamanho fixo e representa o passado.
O arquivo de Notas Fiscais do SPED é um exemplo de arquivo XML e representa o presente.
Para diminuir a quantidade de arquivos enviados ao eSocial foi permitido agrupar até 50 eventos num único arquivo ou lote de eventos, que também será no formato XML.
Existirão 2 (duas) formas de comunicação com o eSocial: uma, direta via portal, para o empregador doméstico e pequenas empresas e outra para todos os casos via WebServices.
Um WebService é composto de 2 partes: serviço e cliente. A parte de serviço será desenvolvida pela equipe do eSocial e fica disponível na internet para ser chamada pelos clientes deste serviço. Esta parte "cliente" será desenvolvida pelas equipes de TI das empresas. Um cliente ao chamar um serviço deve fornecer um arquivo XML previamente definido pelo serviço e receberá também um arquivo XML previamente definido. Os serviços que existirão no eSocial são: Recepção Lote de Eventos, Consulta Resultado Processamento de Lotes, Solicitação de Totalização de Bases e Contribuições.
Voltando a falar dos eventos, estes podem possuir periodicidades de envios diferentes e a informação de um pode depender de outros. Os lotes devem ser formados por tipo ou grupo de eventos. Existem 3 grupos: eventos iniciais e tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos.
O primeiro grupo como o próprio nome diz, são os eventos que comporão a estrutura do eSocial: alicerces, que são os dados dos contribuintes, os estabelecimentos físicos, lotações tributárias e ambientes de trabalho dos contribuintes; ferramentas de apoio, que são as tabelas de cargos, funções, carreiras públicas, rubricas, processos administrativos ou judiciais, turnos de trabalho e operadores portuários; e o núcleo que são os vínculos empregatícios composto de dados pessoais e contratuais dos trabalhadores.
O outro grupo são os eventos periódicos que devem ser fornecidos mensalmente ou anualmente. Eventos anuais são: o pagamento do 13º salário e a contribuição sindical patronal. Eventos mensais são: a folha de pagamento, os pagamentos dos rendimentos do trabalho, os pagamentos de benefícios previdenciários (RPPS), a aquisição e a comercialização de produção rural PF, a contratação de trabalhadores avulsos não portuários e informações complementares.
Por tratar-se de eventos periódicos com um maior volume de eventos é necessário enviar um evento de fechamento do período e, se necessário, um evento de reabertura do período.
Eventos não periódicos são os eventos que acompanham a vida do trabalhador no contribuinte, e são de 2 tipos: eventos normais, (aviso prévio e desligamento) e eventos SST(acidentes de trabalho, monitoração biológica, condições de trabalho em ambientes com fatores de risco, e trabalho em ambientes insalubres, perículosos e que ensejam aposentadora especial).
O evento Afastamento Temporário é considerado como não periódico normal para efeito de cronograma, e como SST para efeito de classificação.
Estes eventos são enviados à medida que forem ocorrendo.
As áreas produtivas de uma empresa já estão acostumadas a trabalhar por processos, seja na prestação de serviços, seja na fabricação de produtos. Agora o RH precisará trabalhar com processos de informações: processo da vida do trabalhador, processo de fechamento anual, processo de fechamento mensal, processo de monitoração da saúde do trabalhador, etc.
Já que se fala muito em mensageria, vamos procurar detalhar um pouco do que se trata este conceito aplicado no eSocial dentro de nosso aplicativo EMSAcademy.
Para atender o eSocial as empresas têm de repensar os aplicativos que utilizam. Enquanto os módulos existentes do SPED tratam os arquivos recebidos como um livro contábil, que uma vez fechado e encerrado, existe apenas como um repositório para consulta, o eSocial inovou no sentido de tratar os dados recebidos como um banco de dados que nunca será encerrado, exceção feita aos eventos periódicos, sendo um repositório de dados dinâmico e não estático. Neste sentido projetamos nosso módulo de eSocial para ser um sistema independente, que reflita da melhor maneira possível a forma como os dados serão armazenados nos bancos de dados do governo. E deixamos que a integração seja feita por outros módulos ou sistemas.
Temos então que o termo mensageria é utilizado quando existem duas bases de dados distintas que precisam através de trocas de arquivos manterem-se atualizadas. Na prática existem duas bases de dados uma na sede do contribuinte e outra no órgão governamental que precisam estar sincronizadas. O Governo define como quer receber as informações, seus prazos de entrega e diz o que irá gerar como comprovante das entregas efetuadas. Ao contribuinte cabe cumprir esta obrigação acessória.
Vejam no fluxo como deve funcionar a troca de informações do contribuinte com o governo no eSocial.
Serão muitos arquivos sendo enviados, protocolos sendo recebidos, recibos emitidos para os eventos transmitidos com sucesso. Haverá um fluxo grande e permanente de arquivos sendo processados que irão alterar o cotidiano operacional do Departamento de Pessoal e outras áreas envolvidas.
É fundamental ter domínio do processo de envio e recebimento das mensagens do site do eSocial e armazenar de forma bastante organizada os recebidos comprovantes que sua obrigação acessória está cumprida.
O módulo de mensageria do Academy cuida de toda esta troca de informações. Como?
Instalando a Central de Eventos, que já explicamos acima, no ambiente do contribuinte ou numa nuvem de dados e permitindo que vários sistemas transfiram os dados diretamente para os eventos do eSocial no Academy ou transfiram eventos via XML, e o Academy consiste contra os esquemas, efetua a comunicação via web services com o ambiente eSocial e gerencia toda esta comunicação e eventuais correções de erros.
Opcionalmente a equipe do Academy pode também desenvolver os interfaces dos sistemas do contribuinte com o Academy.
Conforme vemos existem 2 (duas) formas que uma empresa SST pode comunicar-se com seus clientes:
A opção 1 é concernente ao envio dos documentos e XMLs dos eventos através de e-mails e a partir destas informações o cliente carrega no seu sistema e envia ao eSocial
A opção 2 é enviando os eventos diretamente do sistema da empresa SST.
Pode-se também utilizar a opção 1 para manter o sistema do cliente atualizado e ser utilizada a opção 2 para enviar os eventos SST para o eSocial.
A opção 2 pode ser executada diretamente pela empresa SST desde que ela possua procuração do cliente para assinar os eventos e lotes ou pelo cliente acessando remotamente os dados de seus eventos no sistema da empresa SST e de lá assinando e enviando os eventos. A comunicação do cliente com a empresa SST pode utilizar também o Academy em ambiente nuvem.
Quando num ambiente de nuvem existem pelo menos 4 (quatro) fases na comunicação entre empresas SST e seus clientes contribuintes:
Fase 1 – cliente envia documentos e informações sobre os serviços a serem prestados pela empresa SST;
Fase 2 – empresa SST efetua um cadastro resumido do contribuinte, estabelecimentos, ambientes conforme informações recebidas, realiza suas medições, exames etc;
Fase 3 – empresa SST envia ao cliente email com os resultados de suas atividades com informações dos eventos SST em pdf e XML;
Fase 4a – o cliente entra no ambiente da empresa SST, acessa apenas os seus dados, forma os lotes, envia ao eSocial e recebe os resultados do processamento;
Fase 4b – alternativamente o contribuinte ao receber o XML dos eventos enviados pela empresa SST (fase 3), inclui os mesmos em seu ambiente, os envia ao eSocial e recebe os resultados do processamento.